Privacy Reglement De Ommezwaai

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Privacy en cliëntgegevens conform de AVG Wetgeving

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt. Deze wet is daarom richtinggevend voor de dienstverlening van De Ommezwaai. In onderstaand privacyreglement staat aangegeven hoe men binnen De Ommezwaai omgaat met schriftelijke gegevens over en van cliënten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens en over de rechten van cliënten ten aanzien van de over hen opgeslagen gegevens.

Privacyreglement en de rechten van de cliënt

Als iemand zich aanmeldt voor loopbaanadvies, coaching of opleiding door De Ommezwaai worden diens gegevens vastgelegd voor zover deze voor de begeleiding van belang zijn. Aan de cliënt wordt kenbaar gemaakt dat deze gegevens uitsluitend zullen worden gebruikt voor de begeleiding tijdens het traject. Er wordt geen informatie van de cliënt verstrekt aan derden (ook niet aan de werkgever) zonder uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

Dossierinformatie

De gegevens van cliënten worden digitaal bewaard en zijn toegankelijk voor de begeleider van het traject en de directie van De Ommezwaai. De informatie die digitaal is opgeslagen wordt beveiligd middels een wachtwoord.

Opname in klantenbestand

Persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) van klanten en opdrachtgevers worden opgeslagen in het CRM systeem Perfect View. Deze informatie wordt gebruikt voor de uitvoering van de dienstverlening, het maken van offertes en facturen. Deze wordt deze informatie gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven. Klanten en opdrachtgevers worden zo geïnformeerd omtrent (wijzigingen in) de dienstverlening van De Ommezwaai. Zij kunnen zich ten alle tijde uitschrijven voor het ontvangen van deze informatie.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van De Ommezwaai of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken

Bewaartermijn

Alle gegevens van cliënten en opdrachtgevers worden gedurende maximaal 5 jaar bewaard, zodat er bij eventuele vervolgtrajecten nog teruggegrepen kan worden op eerder verzamelde informatie. Mocht men eerder prijs stellen op vernietiging van deze persoonlijke gegevens, dan kan men daartoe een verzoek indienen, dat ten alle tijden zal worden ingewilligd.

Het recht op inzage van de gegevens

Een cliënt die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij Jacqueline Boots als eigenaar en eindverantwoordelijke van De Ommezwaai. De eindverantwoordelijke zorgt er binnen drie werkdagen gehoor wordt gegeven aan de wens van de cliënt.

Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden

Als de cliënt van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de cliënt het recht op correctie van die gegevens.

Toestemming behandeling en vaststelling plan van aanpak

De Ommezwaai draagt er zorg voor dat de begeleiding van de klant dan wel de vaststelling of wijziging van het plan van aanpak slechts plaatsvindt met toestemming van de cliënt. Offertes en rapportages worden altijd in conceptvorm voorgelegd aan de cliënt. Het recht op een kopie van de gegevens
Een cliënt kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens digitaal ontvangen. Deze informatie wordt binnen een termijn van 14 dagen via een beveiligde dropbox aangeboden aan de klant.

Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens uit het dossier van een cliënt kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten De Ommezwaai) worden verstrekt als de cliënt daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens de begeleidingsperiode als na de begeleidingsperiode (gedurende de bewaartermijn voor dossiers).

Registratie bijzonder persoonsgegevens

Door de Ommezwaai worden bijzondere persoonsgegevens niet vastgelegd. Wanneer het BSN wordt vastgelegd als dit door de wet is bepaald. Hiervan wordt de klant op de hoogte gesteld.

Bekendmaking Privacyreglement

Naar dit Privacyreglement van De Ommezwaai wordt verwezen in de map die aan alle deelnemers van een traject bij De Ommezwaai wordt verstrekt. Het reglement staat volledig vermeld op de website van De Ommezwaai (www.ommezwaai.nl/privacyreglement). Een papieren versie van het document is ten alle tijden op aanvraag verkrijgbaar.

Alkmaar, mei 2018
Jacqueline Boots, directeur/eigenaar

Pin It on Pinterest